Software de gestão de documentos: como o Vigix contribui para a gestão do conhecimento da sua empresa

O Vigix, software desenvolvido pela Visto Sistemas, é uma solução completa para o controle e o gerenciamento da qualidade em empresas da área da saúde, que necessitam atender às exigências de segurança sanitária e da ANVISA. A solução é totalmente voltada para a cadeia de fornecimento de saúde, atendendo às normativas da ANVISA, PADI, ONA e ISO, e também pode ser integrado com os principais ERPs do mercado. Ele é um software de Gestão de Documentos, da Qualidade, de Indicadores, de Registro de Produtos, Gerenciamento de Riscos, de Calibração, Gestão de Pessoas e Administração de Informações (que consistem nos oito módulos do sistema).

O Vigix é indicado especialmente para hospitais, clínicas, laboratórios, fabricantes, importadores e distribuidores da área da saúde. Como é um software tão específico, o Vigix contém todas as funcionalidades de um ERP que uma empresa desse segmento precisa, desenvolvidos de acordo com suas necessidades. Por conta dessa objetividade, é uma solução mais “enxuta” e, portanto, com o melhor custo X benefício para o setor, podendo ser customizada de acordo com cada empresa.

Um dos módulos do Vigix funciona basicamente como um software de gestão de documentos, e é sobre as potencialidades deste módulo que trataremos neste post.

Vigix, um software de gestão de documentos?

Como abordamos acima, o Vigix contém oito módulos, sendo um deles de Gestão de Documentos, ou GED. Esse módulo permite armazenamento, busca, versionamento, visualização e controle de versões obsoletas, contando com workflow para o fluxo de aprovações. 

Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento. Quando há novas versões, responsabilidades ou validades, notificações e alertas são disparados aos usuários envolvidos, garantindo uma maior qualidade e eficácia no gerenciamento, por meio das listas mestras internas externas e controle de registros.

Assim, todo e qualquer documento pode ser gerenciado e organizado pelo módulo. Uma possibilidade é utilizá-lo como um software de gestão de documentos de pesquisa de um determinado profissional. Ou seja, além de utilizá-lo em sua clínica, por exemplo, um médico pode organizar sua atividade de pesquisa, ou até mesmo acadêmica, pelo GED, categorizando, organizando e compartilhando documentos.

Ele também pode produzir um artigo em colaboração com outros profissionais. É possível que um profissional o escreva e compartilhe com outro especialista para que este faça a revisão do texto e adicione outros materiais, utilizando um “call to paper” para notificar quanto a prazos e outras informações.

Além disso, é possível organizar certificados de participação em congressos, papers produzidos e apresentados em eventos científicos e os documentos utilizados para produzir artigos, teses, dissertações, etc. 

Outros módulos do Vigix 

Qualidade

Todos os processos são desenhados e amarrados para facilitar a rastreabilidade e a aplicação das normas regulatórias e garantir um funcionamento adequado aos produtos e processos da empresa, tratando fatores como reclamações/devoluções, não conformidades, ações corretivas, ações preventivas, ações e recolhimentos de campo, auditorias, avaliações de fornecedores e solicitações de informações. Esse módulo oferece como recursos o modelo 5W2H e a possibilidade da empresa manter o seu padrão estabelecido.

Registros de produtos

Para empresas que são detentoras de registros, este módulo oferece a praticidade de, em um único processo, conseguir padronizar seus produtos e controlar fases e petições junto à ANVISA, sem perder prazos e ser penalizado por isso. Também conta com facilitadores e alertas para prazos vitais ao processo e auxilia na geração dos relatórios técnicos, que devem ser anexados ao processo.

Gerenciamento de riscos

Este módulo realiza toda a análise, avaliação, gestão e monitoramento da efetividade do controle de risco. Seu desenvolvimento é baseado no FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), contribuindo de maneira expressiva para minimizar as falhas nos processos e atender com mais eficiência às demandas de melhorias constantes.

Calibração

Desenvolvido com total acompanhamento de metrologistas, este módulo oferece a possibilidade de a empresa realizar a calibração dos equipamentos internos e também realizar serviços de calibração dos equipamentos de terceiros. Nele são realizados o registro da calibração, o controle de equipamentos calibrados internamente e externamente e a notificação de validade das calibrações, o que oferece uma garantia de cumprimento da norma e também afeta diretamente muitos outros produtos. Após obter as informações de medição, o módulo realiza os devidos cálculos e disponibiliza os resultados conforme padrões previamente indicados, gerando laudos correspondentes, bem como o controle sobre as datas de vencimento.

Gestão de Pessoas

O módulo de Gestão de Pessoas conta com um completo cadastro de colaboradores, com foco em avaliação de treinamento. Com ele é possível aplicar e mensurar avaliações 180° e 360°, registrar, aplicar e obter avaliações dos treinamentos necessários, seja por procedimento ou função. Além disso, mantém um controle de EPIs e recursos diversos. Linkado diretamente ao módulo de Gestão de Documentos, é possível ter controle e registro dos treinamentos por versão de cada documento utilizado.

Indicadores

Os indicadores apresentados em cada um dos módulos anteriormente citados também estão centralizados em um módulo de gerenciamento específico. Por meio dele, é possível monitorar os diversos indicadores necessários para a avaliação e gerenciamento da qualidade, possibilitando a melhoria contínua da empresa em seus processos internos e externos.

Administração das Informações

Este módulo disponibiliza o acesso a todas as informações geradas, contendo os cadastros gerais e os dados obtidos em todos os módulos anteriores, relativos a gestão de documentos, qualidade, gestão de pessoas, calibração, registro de produto, gerenciamento de risco e notificações enviadas aos usuários cadastrados.

Agora que você já sabe que pode usar o Vigix também como um software de gestão de documentos, trazendo mais conhecimento à sua empresa, além de todas as suas outras funcionalidades, que tal conversar com um de nossos consultores para saber como podemos lhe ajudar?

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