Logística hospitalar e materiais de saúde: primeiros passos para um estoque, almoxarifado e transporte seguros

Na logística hospitalar, é fundamental que alguns critérios sejam estabelecidos e que se tenha atenção a alguns cuidados no estoque, almoxarifado e transporte de produtos. Mas, antes de iniciar nossa conversa, vamos esclarecer alguns pontos:

Almoxarifado nada mais é do que um depósito, comumente um espaço inadequado em empresas, que acumula materiais de qualquer forma.

O almoxarifado deve conservar os materiais de saúde e assegurar que estejam adequados, na quantidade e no local certos, quando necessário, além de também impedir que tenham divergências de inventário e perdas de qualquer natureza.

Ao colocar os materiais em um almoxarifado, o cuidado é comparado ao funcionamento de um banco, com entrada para estoque, ficha de depósito bancário, nota fiscal de compra, saída do estoque, cheque, requisição de material. A sua eficiência depende da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do aumento do número de viagens de ida e de volta, além do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas e da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.

O controle precisa fazer parte das atribuições de cada setor envolvido no organograma funcional, seja recebimento, armazenagem e distribuição, fornecendo as quantidades que estão à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

O recebimento dos materiais de saúde inicia na recepção junto ao fornecedor até os estoques, integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e funcionando como suporte entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. No recebimento, é possível observar quatro fases: entrada de materiais, conferência quantitativa, conferência qualitativa e regularização.

A armazenagem dos materiais no almoxarifado precisa seguir cuidados especiais para que preservem a qualidade. As regras são definidas de acordo com o sistema de instalação e o layout adotado. Aqui, temos seis fases:

  • verificação das condições de recebimento do material
  • identificação do material
  • guarda na localização adotada
  • informação da localização física de guarda ao controle
  • verificação periódica das condições de proteção e armazenamento
  • separação para distribuição dos materiais, a qual é preciso ter uma programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

Nas rotinas de trabalho do almoxarifado, os documentos utilizados frequentemente são: ficha de controle de estoque, ficha de localização, comunicação de irregularidades, relatório técnico de inspeção, requisição de material e devolução de material.

Recebimento

As atribuições para o recebimento basicamente são em quatro fases: entrada de materiais, conferência quantitativa, conferência qualitativa e regularização. Para a entrada de materiais, primeiramente a recepção dos veículos de transporte marca o início do processo de recebimento e precisa de uma triagem da documentação suporte do recebimento, além da verificação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa, assim como a constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual e se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal, cadastramento das informações referentes a compras autorizadas no sistema, e encaminhamento dos veículos para descarga.

As irregularidades e divergências constatadas em relação às condições de contrato, e sendo insanáveis, devem ser motivo de recusa do recebimento, incluindo anotações sobre as circunstâncias no verso da nota fiscal.

Para prosseguir com o recebimento dos materiais de saúde, é preciso efetuar o cadastramento dos dados atualizando os sistemas: Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques, Sistema de Contas a pagar e Sistema de Compras.

Conferências de materiais de saúde

Aqui temos as conferências em duas frentes: quantitativa e qualitativa.

A Quantitativa certifica se a quantidade de materiais declarada pelo fornecedor na nota fiscal corresponde à quantidade recebida. A confrontação do material recebido e do material faturado é efetuada posteriormente pelo regularizador que providenciará a recontagem. Essa recontagem pode seguir o método manual, para pequenas quantidades; por meio de cálculos, em embalagens padronizadas com grandes quantidades; balanças contadoras pesadoras, em grande quantidade de pequenas peças; pesagem, quando forem materiais de maior peso ou volume; medição por trenas.

A conferência Qualitativa garante a adequação do material ao seu fim, com uma análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, confrontando as condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. E para que o recebimento dos materiais seja de acordo com o contratado, são examinados os seguintes itens: características dimensionais, características específicas e restrições de especificação.

Armazenagem de materiais de saúde

A utilização ideal do espaço disponível para armazenamento dos materiais necessita de uma análise das cargas, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos que serão utilizados.

Conforme as características do material de saúde a ser armazenado, os critérios podem seguir alguns parâmetros, como: fragilidade, combustibilidade, volatilização, oxidação, explosividade, intoxicação, radiação, corrosão, inflamabilidade, volume ,peso, forma.

A disposição dos materiais não é definida por regras taxativas e por isso é preciso analisar os parâmetros acima para escolher a alternativa mais conveniente que melhor atenda ao fluxo de materiais, como: armazenamento por tamanho, armazenamento por frequência, armazenamento especial, armazenamento em área externa, coberturas alternativas quando não é possível a expansão do almoxarifado.

Para otimizar a localização de materiais, é preciso estabelecer os meios necessários que facilitem as operações de movimentação e estocagem. Os sistemas de endereçamento ou localização dos estoques que podem ser considerados são o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis.

Classificar e codificar os materiais facilitam o processo posteriormente, pois o acesso às informações estará mais claro e prático. E com a tecnologia, a identificação de materiais está sendo revolucionada, automatizando os processos para acelerar o seu manuseio.

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