Inventário de estoque: sua distribuidora faz isso corretamente?

Como já é de conhecimento, ao trabalharmos com produtos de saúde, a gestão de estoque e a distribuição dos materiais é ainda mais criteriosa.

Por isso, garantir a eficiência do inventário de estoque pode contribuir e muito nas tarefas rotineiras da distribuidora e nos seus processos, principalmente porque o controle de estoque pode definir o sucesso de uma empresa. Por ele é possível minimizar os desperdícios e excessos de compras, além do controle de tudo o que entra e sai.

Para ajudar sua distribuidora a otimizar a realização do inventário de estoque, separamos algumas dicas. Primeiro, acompanhe quais são os erros mais comuns na no controle de estoque para não fazer o mesmo!

Deixar de fazer inventário do estoque com periodicidade

Não é incomum as empresas deixarem de lado o controle do estoque. Muitas delas vão priorizando outras demandas, pensando que um dia conseguirão recuperar todas as informações com fidelidade.

Porém, a periodicidade de um inventário pode garantir informações detalhes e valiosas para o negócio, pois permite acompanhar com mais eficiência cada movimentação.

Não investir em um software especializado para gestão

Muitas distribuidoras ainda pensam que a tecnologia é um alto custo desnecessário. E é aí que se enganam. Primeiramente porque não é um alto custo, e sim um investimento que pode gerar um retorno rápido e muito atraente, pois a escalabilidade das demandas com o auxílio de um software é muitas vezes maior do que mantendo uma gestão apenas manual, o que gera um retorno financeiro para a empresa de uma forma ou de outra.

Ainda que seja possível fazer os registros de todas as entradas e saídas à mão, o tempo destinado a essa tarefa é muito maio. Não se esqueça que tempo é dinheiro!

Além disso, um recurso tecnológico para gestão de estoque pode emitir relatórios mais elaborados, com detalhamento de informações que levariam muito mais tempo para executar manualmente.

Para ajudar nisso, a Visto Sistemas oferece um sistema especializado para distribuidoras de materiais de saúde, garantindo a segurança e eficiência das informações.

Não comprar a quantidade de itens necessários

Seja para mais ou para menos, um erro de compra pode indicar prejuízo na certa!

Mercadorias a mais do que o necessário implica em despesa, pois a estocagem sempre tem um custo, ainda que os itens não sofram depreciação com o tempo.

Produtos a menos mexem com o seu cliente, e esse “desapontamento” pela falta de estoque abre uma porta e tanto para a concorrência.

Manter o controle mais preciso sobre as vendas é fundamental para indicar o volume de compras ideal para o estoque, evitando excessos ou sobras.

Não separar o estoque de vendas do estoque para uso

É comum algumas empresas negligenciarem esse tipo de erro, misturando o estoque dos produtos destinados à venda com os produtos para o próprio uso.

No caso de distribuidoras de materiais de saúde, pelo fato de o controle ser mais rigoroso e o estoque não ser tão facilmente consumido como o de uma panificadora, por exemplo, esse tipo de divisão parece ser mais fácil, o que contribui para uma noção mais realista do número de vendas e para a otimização do armazenamento.

Não se preocupar com a integração de vendas e compras

Os setores de vendas e de compras precisam estar sempre interligados, pois um controle só é efetivo quando se sabe exatamente o que está sendo comprado e o que está sendo vendido.

A atualização das informações para ambos os setores deve aparecer atualizada, e não de forma tardia, para que o controle seja feito com frequência e qualidade. Nesse aspecto, um software de gestão de estoque contribui bastante na agilidade e instantaneidade para a atualização dos dados.

Agora que você já sabe quais erros não cometer na gestão do estoque da sua distribuidora para garantir uma execução eficaz de um inventário de estoque, veja quais medidas você deve se atentar para garantir que tudo sai dentro dos conformes!

Escolha a melhor data

Há quem não se preocupe com isso, mas escolher o dia ideal para realizar o inventário é muito importante, pois se não houver movimentações no estoque, melhor será. Sem entradas ou saídas é mais fácil fazer a listagem de bens, por isso optar por finais de semana é uma boa escolha.

Organize e liste seus itens

Separar os materiais e dividi-los em categorias é um ótimo começo para garantir eficiência nas demandas da distribuidora, pois ajuda a poupar tempo na identificação e contagem dos produtos.

Nesse momento, pode-se organizar os produtos em prateleiras, armários ou caixas e já aproveitar para fazer a checagem em lista dos itens. Para isso, é possível usar desde uma folha de papel ou uma planilha até o próprio software para gestão do estoque, constando cada tipo de produto.

Classifique e especifique os produtos

Cada item presente no estoque da sua distribuidora corresponde a uma categoria, por esse motivo especificar com detalhes cada material, incluindo características e valores, é fundamental para uma gestão eficiente.

Crie código para cada item

É necessário que cada produto do seu estoque tenha um código definido exclusivamente para ele, o que facilita sua identificação nos registros, compras e vendas e evita erros na hora da entrada e saída de produtos do estoque.

Esse controle pode ser feito manualmente, criando uma sequência de letras e números, ou contando com um sistema especializado para gestão de estoque que cria automaticamente os códigos de barra.

Garanta a contagem dos itens

Essa etapa pode dar trabalho, mas é imprescindível para a geração do inventário de estoque da sua distribuidora, pois garantir a contagem correta dos itens minimiza erros e garante a fidelidade das informações com o estoque físico.

É recomendado que sejam feitas duas contagens, uma de praxe e outra para conferência. Apenas em caso de inconsistências entre as duas é que se indica fazer uma nova contabilização dos itens.

Atualize seu controle (inventário) com frequência

Sua distribuidora pode até fazer o controle de estoque, mas só será verdadeiramente eficiente se tiver periodicidade. As entradas e saídas precisam ser atualizadas com frequência, em curtos períodos de tempo, para que a identificação das causas de inconsistências ou irregularidades e suas resoluções passam a ser mais eficazes.

Não esqueça de atualizar o seu sistema de controle de estoque ou sua planilha com os dados que foram levantados, para que todas as informações fiquem disponíveis no controle da sua empresa.

Não deixe de utilizar um software de gestão

Já mencionamos anteriormente sobre o erro que as distribuidoras cometem em não contar com a tecnologia de um sistema especializado para fazer a gestão de estoque. Um software impacta diretamente nos resultados, contribuindo para o aumento dos lucros e minimizando os prejuízos.

Uma de suas atribuições é agilizar o processo de atualização das informações quando uma compra ou venda de sua empresa for feita e garante a fidelidade dos dados registrados.

Como pudemos ver, realizar inventário de estoque com atenção e periodicidade auxilia de maneira expressiva na melhoria da gestão, reduzindo índices de não conformidades e contribuindo para o aprimoramento do planejamento de compras.

Compartilhe conosco sua experiência em fazer inventário de estoque na sua distribuidora!