Documentos da qualidade: quais cuidados devemos ter?

Há diversas características no que se refere a gestão de documentos da qualidade.

No entanto, pouco realmente é explicado sobre o assunto. Ainda que possamos imaginar o envolvimento dos avanços tecnológicos, o fato de administrar estes materiais nem sempre significa que a solução esteja na tecnologia, pois a parte mais importante ainda será executada por pessoas.

Dessa forma, o gerenciamento de documentos da qualidade é um aglomerado de tarefas e processos voltados para uma maior eficiência e minimização dos custos na utilização ou aproveitamento das informações. Em resumo, são meios que facilitam a manipulação dos documentos para que, na carência de um dado incluído no mesmo, seja acessível buscá-lo e identificá-lo. Isso envolve desde a sua concepção, fluência, aplicação e monitoração, até o armazenamento nas etapas vigentes e de transição.

A etapa vigente ocorre ao passo em que um documento está ativo, sendo utilizado com uma certa periodicidade, como um processo; e de transição é empregada com pouca frequência, mas deve ser gerenciada da mesma forma que os demais, por exemplo, o acordo social da empresa.

Assim, o foco da administração de documentos da qualidade está em:

• Oportunizar a produção, a gestão, o acompanhamento e as melhorias. Logo, além de descomplicar as atividades, uma boa gerência dos documentos da qualidade acarreta na economia sustentável e na diminuição do tempo;
• Proporcionar a retomada do conhecimento. Isso pode se dar por meio de softwares, que oferecem a localização e a aplicação de dados com diversos mecanismos de busca;
• Conservar o histórico institucional, ou seja, os arquivos relevantes para a empresa;
• Melhorar o emprego da informação, tornando-a ideal.

Acompanhar os documentos da qualidade é algo primordial para a ISO 9001 e comum a todas as demais leis regulamentares da gestão.

Essa determinação foi implementada com a ISO 9001:2008. Já na atualização de 2015, não existe mais uma premissa para registrar estas atividades. Porém, as exigências quando se trata de monitoramento são bastante similares.

Outro contraste é que o padrão de documentos foi maximizado a informação documentada, que incorpora o que antes era conhecido como anotação.

Catalogar cada etapa simplifica a capacitação de novos profissionais e nas auditorias, tanto internas quanto externas. Por esse motivo, ainda que este não seja mais um procedimento obrigatório pela lei ISO 9001:2015, sugerimos que você continue o executando.

Sendo assim, o que é necessário realizar, na prática, a fim de gerir documentos? Listamos 3 métodos que auxiliarão você nestas tarefas:

1. Inserir alguns dados (comumente, notas de cabeçalho e/ou rodapé) de acordo com cada documento verificado;
2. Designar um local exclusivo para armazenar cópias mestres e registros dos arquivos;
3. Estruturar o processo. Neste momento, você deve observar os seguintes fatores críticos:

Permissão

A licença ou a atualização de um novo relatório pode ser algo bastante simples, da mesma forma que disponibilizar o material no ambiente nominado. A comunicação dessa novidade aos profissionais de nível decisório é sempre bem vista. Entretanto, tenha cuidado com a quantidade de envios no que se refere aos demais colaboradores de sua organização. Até porque, quando em abundância, as chances de que a mensagem seja ignorada são altas.

É necessário que você avalie documentos da qualidade periodicamente para garantir a validade dos mesmos, a fim de que estejam apropriados e retratando suas táticas. Uma vez que a estratégia precise de adequações, o arquivo também deve ser modificado. Dessa forma, sua participação inclui a análise de mudanças em leis regulamentares, nos requisitos e em diversos outros materiais externos.

Alteração

Em Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQs) ainda fundamentados em relatórios de papel, as mudanças são acompanhadas no próprio documento, quando disposto sobre uma mesa. Por vezes, este pode ser alocado de modo externo ao arquivo registrado.

Os softwares para administração de documentos da qualidade guardam tais informações na base de dados. Assim, não se faz preciso uma mesa para avaliação multidisciplinar.

Alcance

Hoje em dia, o alcance é realizado através de login no sistema de dados ou gerenciador de documentos virtual. Porém, não acredite que isso é o suficiente nas mais diversas ocasiões.

Os itens requeridos no acesso, seja ao computador ou aos dispositivos móveis, podem ser complicados frente a alguns locais e/ou usuários. Neste caso, você precisará disponibilizar cópias. Preserve o acompanhamento destas para consultas eventuais, transferências dos locais de armazenamento e remoção de versões ultrapassadas.

Versões ultrapassadas

Conservar uma planilha de disposição de cópias impressas auxilia você no monitoramento de documentos antigos a serem excluídos. Da mesma forma, é normal conferir o processo de inspeção dos documentos da qualidade ao cliente final, a fim de que este analise a sua versão mais recente, em comparação com o arquivo disponibilizado no registro ou também ao material corrente pelo gerenciamento central.

No que compete exclusivamente ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), a organização deve estruturar o fundamento a ser utilizado, tendo lógica e garantindo concordância para melhor identificar os dados, a fim de que todos se enquadrem em algum tipo especificado. Os documentos devem ser criptografados e/ou possuir referências que os faça exclusivos, criados a partir dos seus próprios usuários, sendo assim, personalizados.

De modo geral, o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) se dá por um conjunto de fatores críticos que guiam a performance de relatórios eficazes. Isso tanto em relação ao feitio, à análise e à validação, quanto ao acompanhamento, no qual há a necessidade de 7 itens:

• Organização;
• Classificação;
• Recursos de acessibilidade;
• Catalogação;
• Arquivo e conservação;
• Períodos de retenção;
• Inutilização.

Quando o assunto é documentos da qualidade, é comum o surgimento de uma dúvida: há a necessidade real de um software ou outro meio de automação dos processos?

Para isso, você deve enxergar a realidade da sua empresa. Afinal, uma vez que o negócio gera poucos materiais, não terá valor a implementação de uma ferramenta mais complexa, pois ainda é possível monitorá-la humanamente.

Mas, caso você esteja pensando em aplicar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), provavelmente já lida com um grande número de documentos a ser fiscalizado. Assim, um software pode ser uma ótima solução para monitorar os seus resultados.

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