Gestão na crise: dicas coletivas e individuais para aumentar a produtividade

Crises acontecem o tempo todo, sejam elas causadas por pandemias, distúrbios políticos e econômicos no mundo. Não é possível fugir delas, mas é possível, sim, driblá-las, incluindo essa possibilidade no planejamento de uma empresa. E uma das melhores formas de se gerir uma crise é aumentar a produtividade, o que significa fazer mais com menos.

Cada empresa, cada indústria possui suas particularidades e formas diferentes de se aumentar a produtividade, e essa questão deve abordar ações globais da empresa e ações individuais dos colaboradores. Abaixo, vamos tratar desses dois tipos de ações.

Ações globais para aumentar a produtividade nas empresas

Revise o fluxo de trabalho

Se você atua no segmento industrial, como se dá o fluxo de trabalho em sua empresa, desde o recebimento da matéria-prima até a elaboração do produto final? Ou se você atua com e-commerce, como são as ações desde o pedido do cliente até que ele o receba em casa? Enfim, qualquer que seja a sua atuação, revise esse fluxo e atente para questões como:

  • Seus colaboradores têm as habilidades necessárias para executar o trabalho?
  • Você possui a tecnologia adequada para agilizar os processos?
  • Seus procedimentos estão sendo realizados da forma correta?

Tendo essas informações em mãos, você conseguirá saber onde trabalhar melhor para aumentar a produtividade.

Faça um upgrade nos seus processos

Tudo o que você conseguiu detectar de ineficiência em sua empresa servirá para que você atualize determinados processos, inclusive descartando alguns. Para isso, conte com seus colaboradores, ouça o que eles têm a dizer, já que são eles que realizam os processos diariamente. 

Invista em tecnologia

Automatize tudo que for possível, por meio de equipamentos e softwares. Inicialmente, você pode pensar que é um investimento muito alto, mas ele se pagará em pouco tempo quando você começar a notar o grande aumento de produtividade e, inclusive, uma grande redução de custos. Um ERP voltado para a gestão da qualidade, como o da Visto Sistemas, por exemplo, é bastante eficiente para aumentar a produtividade. 

Implante o lean manufacturing

Você já deve ter ouvido falar do lean manufacturing, ou manufatura enxuta, que envolve técnicas para evitar e eliminar desperdícios. A metodologia aborda oito desperdícios básicos:

  • Superprodução
  • Excesso de estoques
  • Transportes desnecessários
  • Tempos de espera excessivos
  • Processamentos excessivos
  • Movimentos desnecessários de pessoas
  • Habilidades subutilizadas

Treine seus colaboradores

Uma das formas mais eficientes de se aumentar a produtividade da empresa é treinando os colaboradores frequentemente, a fim de alinhá-los às principais práticas do mercado relacionadas à tecnologia, procedimentos de seguras e políticas e comportamentos positivos, principalmente.

Ações individuais para aumentar a produtividade

Planeje-se!

Antes de iniciar o dia de trabalho, planeje o que será feito nele. Que reuniões você terá, o que pode fazer entre elas, que atividades precisa concluir e em quanto tempo. Tendo em mente (e escrito) tudo o que você irá realizar naquele período torna o seu dia muito mais produtivo. Se possível, divida suas tarefas em um planejamento, mensal, um semanal e um diário e monitore a sua produtividade.

Seja pontual

Seja na hora de chegar na empresa, de ir para uma reunião, de finalizá-la… seja sempre pontual. Ao se atrasar, você atrasa as suas atividades e a de outras pessoas.

Evite reuniões desnecessárias

Tempo é dinheiro, já diz o ditado. Assuntos cotidianos podem ser resolvidos de forma mais prática, com uma conversa via chat ou e-mail, por exemplo. Marque reuniões apenas para questões extremamente necessárias, e de preferência, com horário para iniciar e terminar. Trinta minutos geralmente é tempo suficiente para uma reunião. Tente nunca passar disso.

Mantenha seu espaço organizado

Espaços muito bagunçados deixam a mente mais confusa. Trabalhar em locais limpos, arejados e bem iluminados aumenta a produtividade.

Aja da mesma forma em home office

Você trabalha em casa integralmente ou está precisando atuar dessa forma por um período? Não desapegue da produtividade! Siga todos os passos acima, seja trabalhando dentro de uma empresa, em home office ou realizando um trabalho remoto em outro lugar. Não deixe que os ambientes interfiram nessa questão. 

A utilização de sistemas em nuvem para aumentar a produtividade

Um sistema em nuvem permite que as pessoas possam atuar de forma mais colaborativa, inclusive de qualquer lugar, a qualquer momento, aumentando a produtividade da empresa. Isso significa que uma equipe pode estar trabalhando conjuntamente em um mesmo projeto de forma escrita, oral e visual, mesmo estando em locais diferentes. 

Esse é inclusive o ponto alto do sistema em nuvem: a gestão de processos e documentos de forma colaborativa, gerando um aumento da produtividade e redução de custos.

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