Como realizar uma auditoria de qualidade com eficiência?

A auditoria de qualidade é uma relevante ferramenta no auxílio tanto ao desempenho, quanto à evolução das instituições.

Esta oferece meios para a verificação da performance de um negócio. Ainda que seja focada em atividades e soluções, também serve como base para que os gestores possam avaliar se as táticas implementadas estão obtendo êxito.

Em caso de possíveis não conformidades, sua função se restringe a identificar quais razões vêm causando os problemas e a tomar medidas cautelares e/ou corretivas, de acordo com a necessidade. Sendo assim, guiar uma auditoria de forma correta é essencial para provar, seja diante da área da saúde ou dos consumidores, a conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) em relação às leis normativas.

Descubra, a seguir, as 4 principais dicas para realizar uma auditoria de qualidade com sucesso e alavancar os resultados da sua empresa.

Etapas e implementação da auditoria de qualidade

Organização

As práticas que foram utilizadas antes da auditoria de qualidade são fundamentais para que as novas ações sejam bem-sucedidas. A organização inicia-se com o desenvolvimento de um plano, o qual irá guiar a consumação como um todo. Este deverá conter os diversos processos a serem executados de acordo com um cronograma pré-estabelecido, além de possuir objetivos detalhados acerca de tarefas, setores ou instrumentos a serem auditados.

Nesta fase, também é interessante que o responsável por uma auditoria examine os dados requisitados, como regimes organizacionais ou Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ), por exemplo. Ainda há a possibilidade de ser criada uma lista preliminar dos colaboradores a serem interrogados.

Desenvolvimento

Ao passo em que avançamos para a próxima etapa, se faz necessário que os profissionais da auditoria conheçam mais a fundo o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da empresa, verificando de forma minuciosa como se dá a documentação especificada.

Desse modo, é fundamental que cada integrante do time de auditoria esteja habilitado para a execução dos processos, inclusive tendo em mãos o checklist de requisitos. Este é um item de extrema importância para orientar os colaboradores – a fim de que não esqueçam qualquer ponto a ser testado -, assim como para catalogar as averiguações e observações.

Consumação

A realização da auditoria de qualidade se dá por meio de dados precisamente coletados, que constatam se determinada área está de acordo com as normas e os procedimentos de segurança já estabelecidos. Aqui, o auditor questiona os demais participantes, fazendo várias perguntas e anotando suas conclusões. Conforme o que for verificado, os planos e checklists podem ter sua estrutura remanejada, sendo até mesmo sujeitos a uma averiguação mais intensa.

É nesta hora que serão identificadas as chamadas não conformidades, ou seja, os cenários que aconteceram em incompatibilidade com o restante das atividades regulamentadas.

Conclusão e Follow-up

Após finalizada a etapa anterior, é que a implementação começa de verdade. O conjunto de auditores se une para discutir sobre os recursos que apresentam falhas, e também para definir as orientações mais acertadas, a fim de reparar os problemas com qualidade. Esses conhecimentos irão constituir a exposição dos Resultados da Auditoria.

Tal espécie de ata é uma ferramenta importante para as discussões estratégicas, realizadas comumente pela área diretiva da empresa. Ela auxilia na avaliação dos resultados e, com isso, na determinação de como aplicar as medidas recomendadas pela equipe responsável.

Tecnologia aliada ao cumprimento das normas

É primordial para uma empresa que visa melhorar o seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) utilizar as novas tecnologias a favor da obtenção de bons resultados. No entanto, por maiores que sejam os esforços, quando não existem métodos assertivos, o sucesso é visto como um fator variável.

Assim, quando não há uma orientação a ser compartilhada, a atividade de implementação e administração dos riscos pode se tornar lenta, estática, desarranjada e/ou ineficaz.

A tomada de decisão por um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) não é recomendada sem que haja uma análise prévia de todas as suas particularidades e demais aplicações. Até porque uma boa solução é aquela que, antes de qualquer outra coisa, se molda às necessidades da empresa e cumpre com a proposta oferecida.

Abaixo, listamos os 3 principais fatores a serem levados em conta na hora de escolher:

Cenário digital

Através de mecanismos virtuais, é possível conectar-se ao programa a partir de qualquer lugar e, normalmente, não acontecem falhas como demoras ou travas no software. Nessa espécie de ambiente, inclusive, as atualizações são bastante facilitadas.

Gerenciamento de tarefas

Um auxílio por Business Process Management (BPM) faz da administração algo interativo, simplificando não apenas a ordem de todas as atividades processuais, como o aprendizado e a conexão das pessoas envolvidas nos mais variados setores.

Interligação conectiva

Logo, um bom Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) motiva a integração de plataformas diversas sem a demanda de personalizações específicas, como oportunizar trocas com um sistema Enterprise Resource Planning (ERP).

É bastante comum que, no período de implementação de um software, os profissionais da área administrativa não saibam por onde começar. Todavia, quando a empresa faz uso de instrumentos como este, tudo fica mais simples. Isso porque o programa atua não apenas para centralizar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), mas para fornecer um checklist a ser considerado – norteando as atividades durante todo o ciclo de produtividade.

Por esse motivo, os avanços tecnológicos tendem a auxiliar na contribuição para a agilidade e a estrutura do negócio, fazendo da meta – que é atingir um alto nível de qualidade – algo mais simples de ser completado. Isso, por si só, explica toda e qualquer aplicação realizada, já que é uma espécie de segurança com relação a atrasos, retrabalhos ou ineficiência.

Com base nas ISOs 9000 e 19011 e outras práticas, veja 8 dicas para melhorar a gestão da auditoria de qualidade:

1- Elabore as metas pautadas em riscos;

2- Construa atentamente o time de auditoria;

3- Implemente um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ);

4- Acompanhe as tarefas periodicamente;

5- Revise e melhore quantas vezes for preciso;

6- Desenvolva o plano para a auditoria;

7- Maximize suas ideias e conceitos;

8- Comunique-se com os demais membros.

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