A importância de utilizar um software de gestão especialista para OPME’s

Ao longo dos mais de 15 anos que atuo no mercado de ERPs – Software de Gestão Empresarial, sempre me fiz  a seguinte pergunta: existem segmentos e sub-segmentos para os quais a utilização de software de gestão especialista é realmente a mais adequada?

A busca da resposta sempre esteve centrada na criação de argumentos que sustentassem a venda da “solução” que eu representava. Ou seja, a resposta, como não poderia deixar de ser, estava focada no “meu” produto e não na necessidade efetiva do segmento.

Com o passar do tempo assisti e participei do processo de segmentação das soluções de grandes “players” da indústria de softwares de gestão que, até então, eram genéricos. Este processo marcou uma grande quebra de paradigma desta indústria: antes, o mercado tinha que se adaptar às funcionalidades oferecidas pelos softwares. Mas, à partir daquele momento, o software passou a tentar ofertar as funcionalidades que cada mercado e/ou segmento específico necessitava.

Esta mudança radical não foi espontânea e sim forçada pelo crescimento das soluções especialistas para cada segmento. Era o momento da expansão fenomenal destas empresas, até então modestas, que estudaram, se aperfeiçoaram e disponibilizaram soluções que “falam a língua” do segmento de atuação escolhido. A aderência aos processos e necessidades é quase que total. E, por esta especialização e evolução contínua, as empresas especialistas continuam à frente de muitos destes “players” que, em função de sua estrutura e cultura, não conseguiram atingir o mesmo nível de desenvolvimento e, consequentemente, não se tornaram aderentes às necessidades de diversos segmentos.

Este é o caso do segmento de OPMEs – Órteses, Próteses e Materiais Especiais, no qual as soluções especialistas permanecem com amplo e total domínio. Explica-se: este segmento, quer sejam empresas fabricantes, importadoras ou distribuidoras, é regido por normas, regulamentos, instruções e fiscalização da ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Esta regulamentação que exige, dentre outras, a rastreabilidade total de todos os materiais desde a fabricação até o paciente, é bastante rígida e, portanto, requer funcionalidades específicas que os softwares genéricos, via de regra, não atendem, gerando a necessidade de customizações e, consequentemente, aumento substancial dos investimentos.

Dentre as funcionalidades específicas e essenciais para o segmento de OPMEs destacamos:

1-      Gestão de Agendamento e Controle de Cirurgias

2-       Gestão Total de Caixas / Kits (Montagem, Reposição e Locação)

3-       Gestão de Materiais Consignados

4-       Total Rastreabilidade de Pacientes e de Lote e Séries de Materiais utilizados através de etiquetas com código de barras e RFID

Além dos processos acima, não podemos nos esquecer das obrigações fiscais e tributárias específicas do segmento. A expertise dos profissionais e do software das empresas especialistas evitam que alguns erros que podem gerar graves consequências sejam evitados. Como exemplo, cito e exemplifico 02 situações:

1-   Entrada de alguns Tipos de Materiais com classificação incorreta:

O exemplo mais clássico é o dos materiais de instrumentação cirúrgica que, quando adquiridos, são classificados somente como mercadoria para revenda quando, na verdade, são utilizados como instrumental nos atos cirúrgicos. Por isso, deveriam ser classificados como ativo imobilizado.

2-   Remessa de materiais para Cirurgia sem emissão de Nota Fiscal:

Com a classificação errônea, citada no item anterior, muitas empresas não emitem a Nota Fiscal de Remessa destes materiais para as cirurgias.  

A classificação incorreta e a não emissão de Nota Fiscal de Remessa geram a não observância da legislação estabelecida no Ajuste SINIEF 11/14, o que expõe a empresa aos riscos de autuações.

Pelo exposto é que os empresários que atuam no segmento de OPMEs devem analisar muito bem as opções ao decidir pela adoção ou troca de um software de gestão para que tenham a certeza que poderão contar com uma ferramenta que lhe proporcione as funcionalidades necessárias e, principalmente, segurança na gestão.